O sistema de acompanhamento permite controlar em qual etapa se encontra cada pedido de atacado através de um fluxo de status personalizado para o seu negócio.
Como funciona
Cada pedido avança por uma série de status que representam as etapas do seu processo logístico e comercial (por exemplo: Recebido, Em preparação, Despachado, Em trânsito, Entregue). Esses status são configurados conforme as necessidades de cada negócio atacadista, podendo variar. Um distribuidor pode ter status diferentes dos de um fabricante ou importador.
Na listagem de pedidos, o status de acompanhamento é exibido com indicadores visuais que permitem identificar rapidamente em qual etapa está cada pedido. Você pode alterar o status de um pedido a partir da sua página de detalhes. Isso é especialmente importante em operações atacadistas onde múltiplos pedidos de grande volume precisam ser coordenados simultaneamente.
Os pedidos podem ser atribuídos a um vendedor específico, que será responsável pela sua gestão e acompanhamento. Isso permite que cada representante comercial acompanhe os pedidos dos seus clientes atacadistas.
Opções disponíveis
- Alterar status: Avance o pedido para a próxima etapa do fluxo ou retorne a uma etapa anterior, se necessário. Cada alteração fica registrada no histórico.
- Atribuir vendedor: Vincule um vendedor ao pedido para definir responsabilidades. O vendedor atribuido pode acompanhar seus pedidos de forma autonoma.
- Filtrar por status: Na listagem geral, filtre pedidos conforme o status de acompanhamento atual. Útil para identificar gargalos na operação.
Criar ou editar um status de acompanhamento
Cada status é configurado com os seguintes campos:
- Nome: como o status aparece na listagem de pedidos (por exemplo, "Pedido pronto sem pagar", "Em rota de entrega").
- Cor: cor identificadora exibida ao lado do status na lista de pedidos para identificá-lo rapidamente.
- Notificar cliente (chave): quando ativo, cada vez que você aplica este status a um pedido o sistema envia um e-mail ao cliente. Quando desligado, o status classifica o pedido sem gerar e-mails.
Quando Notificar cliente está ativo, os campos do e-mail automático ficam habilitados:
- Assunto: título do e-mail que o comprador receberá.
- Conteúdo: corpo do e-mail (com editor de texto rico).
- Informação importante: template com dados que mudam de um pedido para outro (por exemplo, valor a pagar, número de rastreio, dados bancários). Ao aplicar o status ao pedido, você pode editar esse campo na hora antes de enviar.
- Visualização prévia: veja como o e-mail chegará ao cliente antes de salvar.
Um exemplo típico é o status "Pedido pronto sem pagar": cor vermelha, assunto "Pague seu pedido para que seja despachado", conteúdo fixo com instruções gerais e a Informação importante preenchida com valor e dados bancários no momento de aplicar o status ao pedido.
Aplicar um status a um pedido
Quando você entra em um pedido e escolhe um status de acompanhamento, acontece o seguinte:
- O status fica salvo e aparece com sua cor na listagem de pedidos.
- Se o status tem Notificar cliente ativo, abre-se o editor com o template do e-mail para que você ajuste a informação variável (valor, rastreio, observações).
- Ao salvar, o sistema envia o e-mail ao cliente e, se você tem configurados e-mails de acompanhamento adicionais nas configurações do negócio, a equipe também recebe uma cópia (por exemplo, vendedor, depósito).
- O cliente pode ver o status atual do pedido em "Meus Pedidos" no portal dele.
Status pré-definidos
A loja já vem com 7 status de acompanhamento pré-definidos como base inicial. São totalmente personalizáveis: você pode editar nome, cor e e-mail, ou eliminá-los se seu fluxo não precisa deles.
Dicas
- Mantenha os status de acompanhamento atualizados para que sua equipe e seus vendedores tenham visibilidade em tempo real do progresso de cada pedido de atacado.
- Se o seu negócio tem um fluxo específico (por exemplo, uma etapa de verificação de crédito antes do despacho), crie um status customizado com sua própria cor e e-mail.
- Atribuir vendedores facilita a distribuição de tarefas e o acompanhamento da produtividade da equipe comercial.
- Verifique periodicamente os pedidos parados em um status por muito tempo para detectar problemas no processo de preparação ou despacho.
- Use o campo Informação importante para dados que mudam de pedido em pedido (valor a cobrar, rastreio) e deixe o Conteúdo com a informação fixa. Assim você não precisa reescrever o corpo do e-mail toda vez.