Os estados de acompanhamento dizem em que etapa cada pedido está e, se você quiser, avisam o comprador por e-mail cada vez que ele avança. Aqui também está como se monta um pedido no depósito e como se cancela.
Passo a passo
Trocar o estado de um pedido
- No menu lateral, vá em Vendas → Pedidos e abra o pedido.
- Procure o cartão RASTREIO.
- Escolha o estado no seletor.
- Se aquele estado tem a notificação ao cliente ativada, aparece o campo Informação importante: escreva ali o que muda de pedido para pedido, como o valor a pagar ou o número de rastreamento.
- Toque em Atualizar estado.
- Se o estado notifica o cliente, confirme o aviso "Ao atualizar o estado, será automaticamente enviado um email ao cliente com a informação que você inseriu".
O estado é salvo com o próprio botão, independente do salvamento do pedido.
Configurar seus estados
- No menu lateral, vá em Configuração → Rastreamento.
- Se sua lista está vazia, ao entrar são carregados 7 estados de exemplo no formulário. Eles ainda não estão salvos: só ficam quando você tocar em Salvar.
- Edite cada cartão com o Nome do estado e a Cor dele.
- Marque Ocultar status dos clientes se for um estado interno que o comprador não precisa ver no portal dele.
- Marque Notificar o cliente se quiser que cada vez que você aplicar aquele estado saia um e-mail.
- Com a notificação ativada fica disponível o bloco Notificação por email, com o Assunto e o Conteúdo do email.
- Embaixo aparece Modelo editável: escreva ali o texto base que você vai poder ajustar pedido a pedido antes de enviar.
- Toque em Visualização para ver como o e-mail vai chegar ao comprador.
- Use o botão de lixeira de um cartão para excluir um estado, e o botão de adicionar para criar um novo.
- Salve.
Os 7 estados de exemplo
Uma loja nova começa sem nenhum estado. Na primeira vez que você entra em Configuração → Rastreamento com a lista vazia, o formulário vem pré-carregado com estes sete, que você pode editar, renomear ou apagar antes de salvar:
- EM REVISÃO
- ORDEM DE COMPRA EM PREPARAÇÃO
- PEDIDO PREPARADO SEM FATURA
- PEDIDO FATURADO
- PEDIDO PRONTO SEM PAGAMENTO
- PEDIDO PAGO PRONTO PARA DESPACHO
- PEDIDO DESPACHADO
Que e-mail sai a cada mudança de estado
- Se o negócio tem endereços cadastrados nos e-mails de acompanhamento, eles recebem cópia em toda mudança de estado, tendo ou não a notificação ao cliente ativada.
- O comprador recebe o e-mail só se o estado tiver Notificar o cliente ativado.
O Conteúdo do email é o corpo fixo e se escreve com editor markdown. A parte variável tem dois nomes conforme onde você olha: na configuração do estado ela se chama Modelo editável, e no pedido, na hora de aplicá-lo, aparece como Informação importante. É o mesmo texto: o que você põe no modelo vem pré-carregado no pedido e você pode ajustá-lo antes de enviar.
O histórico de estados
Na listagem de pedidos, clique no ícone de relógio que fica dentro do chip de estado da linha. Abre uma tabela com quatro colunas: Data, Estado, Tiempo hasta el siguiente cambio e Gerente.
A coluna de tempo é a que mostra onde os pedidos travam: se todos passam três dias no mesmo estado, ali está o gargalo.
O nome do estado é resolvido pela data em que a mudança ocorreu, então renomear um estado hoje não reescreve o histórico antigo.
Montagem de pedidos
É a tela onde sua equipe de depósito marca produto por produto o que realmente entra na caixa.
- Abra o pedido e toque no botão Montar no cabeçalho. Você também pode entrar por Vendas → Montagem de pedidos, que lista todos os pedidos com o estado de montagem deles.
- Percorra a lista. Cada linha mostra Pedido (a quantidade solicitada), Entregue (editável) e Verificado (a caixa de marcação).
- Se você não consegue completar uma linha, baixe o número em Entregue. Você não pode colocar mais do que o pedido.
- Com o ícone de mensagem de cada linha você abre um campo de observações para aquela linha.
- Quando todas as linhas estão verificadas, Finalizar Montagem fica disponível. Confirme.
Enquanto a montagem está em curso o botão do pedido diz Montando; quando termina passa a Pedido montado. Uma vez finalizada, não dá para editar.
Quem finalizou fica registrado automaticamente com o nome do gerente que apertou o botão: não existe um campo para escrever isso.
Fazer o pedido trocar de estado sozinho ao terminar a montagem
Em Configuração → Rastreamento, acima da lista de estados, está o bloco Montagem de pedidos com dois seletores:
- Status do pedido quando a montagem termina completa
- Status do pedido quando a montagem termina com quantidades faltantes
Quando alguém finaliza uma montagem, o pedido passa sozinho para o estado que couber. Se você deixar um seletor vazio, o acompanhamento daquele pedido não muda.
Cancelar um pedido
- Abra o pedido em Vendas → Pedidos.
- Toque em Editar pedido no rodapé do detalhe.
- No canto superior direito aparece o botão vermelho Cancelar pedido.
- Confirme no diálogo "Cancelar este pedido?" com Sim, cancelar pedido.
Ao confirmar: o pedido fica marcado como Anulado, os produtos voltam ao estoque, o cupom que tenha sido usado é liberado, o aviso por e-mail é enviado ao comprador e aos endereços de pedidos do negócio, e, se você tem ERP, o cancelamento é disparado lá.
É preciso ser gerente ou administrador.
Reverter um cancelamento
Abra o pedido cancelado. No canto superior direito, onde antes estava o botão vermelho, agora está o botão verde Reativar pedido. Ao tocar nele aparece a confirmação:
O pedido voltará ao estado ativo e o estoque dos itens será descontado novamente.
Se essa devolução deixasse seu estoque local negativo, o sistema recusa a operação. Quando o estoque é gerido pelo seu ERP, essa restrição não se aplica.
Um pedido não pode ser apagado
Não existe nenhum caminho que exclua um pedido. Os pedidos são histórico de vendas e ficam para sempre. Se você lançou um pedido de teste, ou uma venda que não fechou, a resposta é cancelá-lo e filtrar os cancelados nos seus relatórios. Na listagem eles ficam riscados e em vermelho.
O vendedor não é atribuído ao pedido
O vendedor pertence ao cliente, não ao pedido. A coluna e o filtro de Vendedor da listagem leem o vendedor atribuído à ficha do cliente. Para trocá-lo, entre em Vendas → Clientes, abra a ficha e mude ali.
Se algo não aparece
- Você não vê o botão Montar. São necessárias duas coisas: que seu usuário tenha a permissão Montagem de pedidos ou seja administrador, e que o pedido não esteja cancelado. A permissão é dada na tela de gerentes, dentro do grupo Vendas. Num pedido anulado o botão não aparece nem para administrador.
- Você não vê Vendas → Montagem de pedidos. Mesma permissão.
- Você não vê o cartão RASTREIO no pedido. Você ainda não tem nenhum estado configurado. Vá em Configuração → Rastreamento e salve pelo menos um.
- Você não vê Configuração → Rastreamento. Você precisa da permissão de Configuração. Dentro da tela de Configuração, esta seção está na aba Pedidos.
- Você não vê Cancelar pedido. Ele só aparece depois de entrar em Editar pedido, e não aparece se o pedido já estiver cancelado.
- Um estado não chega ao cliente. Confira se ele tem Notificar o cliente ativado e se não está marcado como Ocultar status dos clientes.