Criar e editar clientes

Você cadastra compradores atacadistas um a um pela ficha de cliente, ou muitos de uma vez a partir de um arquivo. Na ficha você também edita toda a parte comercial de um cliente já existente: a lista de preços, o desconto, o vendedor e as condições combinadas.

Passo a passo

1. No menu lateral, entre em Vendas → Clientes.
2. Toque em Criar cliente. Abre o formulário, com o título "Novo Cliente".
3. Preencha o Email, o celular e o número fiscal: são os três campos obrigatórios. O resto é opcional.
4. Se quiser que o sistema traga os dados do órgão fiscal, digite a identificação e saia do campo. Nos países onde há consulta disponível, razão social e endereço são preenchidos e a identificação fica com um tique verde.
5. Preencha a parte comercial no cartão da direita: lista de preços, classificação, vendedor, desconto, mínimos, métodos de pagamento e envio.
6. Toque em Salvar no rodapé do formulário. Cancelar descarta tudo.

Para editar um cliente que já existe, clique na linha dele na listagem. É o mesmo formulário.

Importar muitos clientes a partir de um arquivo

1. No menu lateral, entre em Configuração → Ferramentas.
2. Procure o cartão Importar clientes a partir de arquivo e toque no botão de mesmo nome.
3. Na etapa Enviar arquivo, toque em Baixar modelo. O modelo vem com as colunas do país do seu negócio.
4. Abra no Excel, Numbers ou Google Sheets, preencha uma linha por cliente e salve como CSV ou Excel.
5. Envie o arquivo em Envie seu arquivo.
6. Em Mapear colunas, confira se cada coluna do arquivo ficou ligada ao campo correto. Corrija as que estiverem erradas.
7. Em Revisar pré-visualização você vê todas as linhas detectadas, quantas são válidas e quantas serão puladas por duplicidade. Dá para editar qualquer célula ou descartar uma linha antes de aplicar.
8. Toque em Aplicar. Ao terminar aparece o botão Voltar para Clientes.

Regras da importação

• Formatos: CSV, .xlsx e .xls.
• No máximo 1000 clientes por arquivo. Se tiver mais, divida em vários.
• Tamanho máximo do arquivo: 50 MB.
• Obrigatórios: email, celular e identificação (CUIT ou DNI na Argentina, CPF ou CNPJ no Brasil, RFC no México, conforme o país do seu negócio).
• Opcionais: nome, sobrenome, nome fantasia, razão social, telefone, lista de preços, o endereço completo e as observações pública e privada.
• Clientes cujo email ou identificação já existe são pulados. A importação nunca altera um cliente existente: só cadastra novos.
• Não envia nenhum email. Os clientes importados não recebem aviso, boas-vindas nem convite. Se quiser que entrem, mande você mesmo o link da sua loja.
• Geocodificar os endereços novos é opcional e tem custo por consulta ao Google. Deixe desligado se não precisar.
• É preciso ter a permissão de Clientes. Se o seu usuário não tiver, o cartão não aparece em Ferramentas.

Os campos da ficha

Contato

• Nome Fantasia: o nome comercial ou a marca do cliente.
• Nome e Sobrenome: o contato. A primeira letra é maiúscula automaticamente.
• Email: é a chave de acesso à sua loja. Fica salvo em minúsculas.
• Senha: só aparece na edição e só se você tiver ativado o login com senha. Veja mais abaixo.
• Link de Acesso de Emergência: só na edição. Gera um link de acesso direto e perpétuo, para quando o cliente não consegue entrar pelos meios normais. Você pode copiar ou mandar por WhatsApp.
• Telefones: fixo, ramal e celular. O celular valida se é mesmo um número móvel.
• Site do cliente.
• Pontos de Venda: se a sua loja os tiver ativados, você cadastra aqui os endereços das lojas do cliente para o mapa público.

Informações fiscais

• Condição fiscal: o seletor correspondente ao seu país. Na Argentina é a condição frente ao IVA.
• O campo do número fiscal, identificado pelo nome do documento do seu país: CUIT, CPF / CNPJ, RUT, RFC. Ao sair do campo, nos países com consulta disponível, o número é buscado no cadastro oficial: se constar, razão social e endereço são preenchidos e ele fica validado com um tique verde.
• Razão Social: fica salva em maiúsculas. Trava se a identificação for validada.
• Endereço Fiscal: na Argentina fica travado depois que a identificação é validada, porque vem do órgão oficial. Nos demais países continua editável depois da validação.
• Só na Argentina aparece também o botão Consultar Dívidas, que abre o relatório de crédito do BCRA.

Respostas de registro

Se o cliente se cadastrou sozinho e a sua loja tem perguntas de cadastro configuradas, as respostas dele aparecem no cartão Respostas de registro. É o que ajuda você a decidir se aprova.

Condições comerciais

• Vendedor atribuído.
• Lista de Preços própria desse cliente.
• Classificação: o segmento ou ramo.
• Desconto personalizado: um percentual fixo aplicado sempre a ele.
• Compra mínima personalizada e quantidade mínima inicial próprias, diferentes das gerais da loja.
• Método de pagamento e Método de envio, incluindo a opção Retirar na empresa.
• Endereços de Entrega: cadastro, edição e exclusão de todos os endereços dele.
• Pagamento / Envio / Faturamento: texto livre com o que foi combinado. O cliente vê esse texto no perfil e na última etapa dos pedidos dele.
• Mercado Pago: se você cobra online pelo Mercado Pago, a ficha tem um cartão próprio para definir para esse cliente um máximo de parcelas, regras de parcelamento e exclusões de meios de pagamento. Vale só quando esse cliente paga online pelo Mercado Pago.

Comportamento do cliente

Observações internas de CRM: comportamento de pagamento, anotações, coisas a considerar quando entra um pedido dele. Só administradores e vendedores enxergam, e o texto entra na ordem de compra que você recebe a cada pedido. O cliente nunca vê.

Como habilitar a senha de um cliente

A senha é uma exceção, não o método normal de acesso. É preciso ligá-la para a loja inteira antes de conseguir atribuí-la:

1. Ative o recurso para toda a loja. Na loja clássica, no menu lateral: Configuração → Cadastro de clientes, chave Habilitar login com senha. Na loja nova, em EDITAR LOJA: seção Login → Métodos de acesso, chave Permitir entrada com senha.
2. Volte à ficha do cliente. Abaixo do email aparece agora o bloco Senha.
3. Toque em Atribuir senha, digite e salve. Se o cliente já tinha uma, os botões passam a ser Alterar senha e Remover.

Três coisas importantes: a senha é gravada assim que você confirma, independentemente do Salvar do formulário; o cliente não pode criar nem alterar a senha dele, só você; e ninguém consegue ver uma senha já atribuída, nem você nem o suporte, porque ela é gravada criptografada.

Se algo não aparece

• Você não vê o bloco Senha, só email e site. O login com senha está desligado; acima está onde ligá-lo conforme a sua versão de loja. O bloco também não aparece enquanto você está criando um cliente novo: salve primeiro, depois edite.
• A identificação não é validada junto ao órgão fiscal. A consulta automática existe em dez países: Argentina, Bolívia, Brasil, Chile, Costa Rica, Estados Unidos, México, Paraguai, Peru e Uruguai. Nos demais, incluindo Colômbia, Equador e Espanha, o campo é salvo exatamente como você digitou e nada é consultado.
• Você não consegue cadastrar o documento de um cliente estrangeiro. O formato do campo Identificação é definido pelo país do seu negócio, não pelo do cliente. Uma loja argentina espera um CUIT ou um DNI. Para um cliente uruguaio ou de qualquer outro país, digite o número mesmo assim: ele é salvo como texto. O que não vai acontecer é a validação junto ao cadastro daquele outro país.
• Você não consegue criar um cliente sem email. O email é obrigatório e é a chave com que ele entra na sua loja. Também não dá para colocar dois emails na mesma ficha: é um email por cliente.
• Dois clientes não podem ter o mesmo email, mas podem compartilhar a mesma identificação. A unicidade é controlada só pelo email. É assim que você dá acesso próprio a duas pessoas da mesma empresa.
• Não dá para escolher quais campos são obrigatórios. Os obrigatórios são fixos: email, celular e identificação. Não existe uma tela para configurá-los.
• Não existe duplicar um cliente. Cada cadastro é manual, ou por importação.
• Não existe unificar duas fichas duplicadas. Não há fusão de clientes: o histórico de pedidos fica preso a cada ficha. O prático é manter a ficha que o cliente usa para entrar, preenchê-la bem, e não excluir a outra para não perder os pedidos de vista.
• Você não vê o seletor Vendedor. Ele só aparece se houver vendedores cadastrados em Configuração → Gerentes.
• O Link de Acesso de Emergência não é gerado. Dois motivos possíveis: o email desse cliente também pertence a um administrador ou a um usuário do painel do seu negócio, ou o seu usuário não tem a permissão de Clientes. Um vendedor sem essa permissão não consegue gerar o link.

Dicas

• Deixe o cadastro oficial preencher os dados: digite só a identificação e espere. Isso evita erros de digitação em razão social e endereço.
• Use o campo de condições combinadas para o que o cliente precisa lembrar, e o de comportamento para o que só a sua equipe deve saber. São campos diferentes, com visibilidade diferente.
• O link de acesso de emergência é perpétuo. Use como último recurso e não mande por canais inseguros.
• Antes de importar 1000 clientes, teste com cinco linhas. Você vê o mapeamento de colunas e as validações sem comprometer a sua base.