Ordem de compra: o que é, quais dados leva e em que difere do pedido de venda
Para o atacadista a quem uma rede diz «sem ordem de compra não pagamos» e para a loja que quer pedir por escrito e ter o preço respeitado. O que é exatamente a ordem de compra, onde entra entre o orçamento e a nota fiscal, o que precisa dizer e um modelo grátis para montá-la em dois minutos.
A ordem de compra é o documento com que um comprador pede formalmente mercadoria a um fornecedor: quais itens, quantos, a que preço e em quais condições de entrega e pagamento. Quem compra emite, leva número e data, e quando o fornecedor aceita vira um compromisso das duas partes: o comprador se obriga a receber e pagar, o fornecedor a entregar o pedido pelo preço acordado.
Numa compra de atacado pequena quase nunca aparece: o pedido chega pelo WhatsApp e pronto. Aparece quando o comprador é uma empresa com setor de compras, uma rede, um órgão público ou qualquer um que precise de controle: aí a ordem de compra é a condição para a nota fiscal ser paga.
Do orçamento à nota fiscal: onde entra
| Documento | Quem emite | O que diz | Obriga |
|---|---|---|---|
| Orçamento | O fornecedor | Preço, validade e condições oferecidas | Ninguém, até ser aceito |
| Ordem de compra | O comprador | O que pede, quanto, a que preço, como se entrega e se paga | As duas partes quando o fornecedor aceita |
| Pedido de venda | O fornecedor | O mesmo que a ordem de compra, registrado do lado de quem vende | O comprador quando assina o aceite |
| Romaneio | O fornecedor | Qual mercadoria viaja e quem recebeu | Prova a entrega; não é fiscal |
| Nota fiscal | O fornecedor | A venda, com impostos, referenciando a ordem de compra | Documento fiscal; é o que se paga |
Quais dados leva uma ordem de compra
- Número e data. O número é o que o fornecedor vai citar no romaneio e na nota fiscal; sem ele, a rede não paga.
- Comprador e fornecedor. Razão social, CNPJ, endereço e a quem se dirige.
- Detalhe dos itens. Código, descrição, quantidade, unidade (unidade, caixa, volume), preço unitário acordado e valor por linha. O código precisa ser o do fornecedor, ou os dois.
- Total e condição de impostos. Se os preços são sem impostos ou finais; com um orçamento prévio, copia-se de lá.
- Entrega. Local, prazo ou data, horário de recebimento e quem paga o frete.
- Pagamento. Forma e prazo acordados: boleto em 30 dias, conta corrente, contra entrega.
- Autorização e aceite. Assinatura de quem autoriza a compra e, quando volta, o aceite do fornecedor.
O gerador de pedido de venda e ordem de compra monta o documento com todos esses dados e baixa em PDF, sem cadastro. Para trabalhar no Excel, a planilha de pedido de venda.
Por que as redes exigem, e o que acontece com o atacadista
Numa empresa com setor de compras, ninguém paga uma nota que não bata com uma ordem autorizada: é o controle que separa quem pede de quem paga. Para o fornecedor isso tem três consequências. A nota fiscal precisa citar o número da ordem, com as mesmas quantidades e preços. Mercadoria que não está na ordem não é paga, mesmo que entregue. E uma mudança de preço depois da ordem se discute antes de entregar, não na nota. Com um orçamento numerado e uma validade escrita, a ordem sai com os dados certos e a nota é paga sem idas e vindas.
Como a VendasxAtacado resolve
- O pedido do portal cumpre a função da ordem de compra. A loja entra com o seu usuário, vê a sua tabela de preços e o seu mínimo, e faz o pedido: fica numerado e com os preços acordados, sem ninguém copiar de um PDF.
- As observações guardam a referência do comprador. Se a empresa precisa do próprio número de ordem na nota fiscal, escreve nas observações do pedido e ele viaja junto para o ERP.
- Romaneio e nota fiscal saem desse mesmo pedido. Com a integração com o ERP, o pedido entra com comprador, itens e condições, e a nota é emitida lá referenciando-o.
Perguntas frequentes
Ordem de compra e pedido de venda são a mesma coisa?+
A ordem de compra tem validade fiscal?+
E se o fornecedor não consegue entregar o que a ordem diz?+
Existe um modelo de ordem de compra para preencher?+
Fontes
Próximo passo
O pedido do cliente já é a ordem de compra
Na VendasxAtacado a loja entra com o seu usuário, vê a sua tabela de preços e faz o pedido: fica numerado, com itens, quantidades, preços e condições, e entra no ERP sem ninguém redigitar. Se o comprador precisa do próprio número de ordem, escreve nas observações do pedido.
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